Règlement d'ordre intérieur

Règlement d’ordre intérieur
ICOMOS Wallonie-Bruxelles asbl

Préambule

L’association sans but lucratif ICOMOS Wallonie-Bruxelles a été constituée le 28 octobre 1995. Dans ses statuts, il est prévu que ceux-ci sont complétés par un règlement d’ordre intérieur (article 9).

Après neuf années d’existence, correspondant à la fin de la troisième période triennale de ses premiers administrateurs, le Conseil d’administration de l’a.s.b.l. a décidé de rédiger un règlement d’ordre intérieur, fruit de l’expérience des années passées. Celui-ci a été présenté à l’Assemblée générale du 29 mars 2005 qui l’a approuvé à l’unanimité moyennant l’ajout de la notion « d’ami de l’ICOMOS Wallonie-Bruxelles »., introduite en 2001.

Ce règlement d’ordre intérieur complète et précise les statuts. Il porte principalement sur le fonctionnement du Conseil d’administration.

En vertu des articles 7 et 9 des statuts, tout nouveau membre devra marquer son « adhésion totale aux statuts et au règlement d’ordre intérieur ».

Dans le texte ci-après, le terme "l’association" désigne l’association sans but lucratif ICOMOS Wallonie-Bruxelles.

Article 1.     Obligations des membres
Voir articles 6 à 9 des statuts.
Par leur adhésion à l’a.s.bl. ICOMOS Wallonie-Bruxelles, les membres sont automatiquement membres de l’ICOMOS, organisation internationale. Pour toute participation ou communication faite au titre de membre de l’ICOMOS, le membre est tenu d’en avertir son « comité national » qui est en l’occurrence ICOMOS Wallonie-Bruxelles.

Le membre veillera à signaler au Conseil d’administration, endéans le mois, tout changement d’adresse, même partiel (adresse e-mail par exemple), afin de permettre à l’association d’assurer la meilleure communication possible, de tenir ses fichiers à jour et de se conformer à la législation en vigueur.

Article 2.     Cotisation
Voir article 11 des statuts.
Le montant de la cotisation, pour l’année qui suit celle en cours, est proposé par le Conseil d’administration et soumis à l’approbation de l’Assemblée générale statutaire, qui se tient généralement en mars de chaque année.

Article 3.     Composition du Conseil d’administration
Voir article 12 des statuts.
La nomination des administrateurs a lieu tous les trois ans, au cours de l’Assemblée générale statutaire, par un vote à bulletin secret.

L’appel à candidature au poste d’administrateur est envoyé au plus tard avec la convocation, dix jours ouvrables au moins avant l’Assemblée générale, à tous les membres effectifs en ordre de cotisation.

Le dossier de candidature comprend une note de motivation du candidat ainsi que son curriculum vitae succinct, reprenant les éléments essentiels et récents en rapport avec l’objet de l’association, l’ensemble étant résumé en une page qui sera lue à l’Assemblée avant la procédure de vote. Ce dossier est envoyé par courrier ou courriel au secrétariat administratif au plus tard à la date précisée dans l’appel à candidature.

Les candidatures tardives ou présentées en Assemblée générale ne sont pas admises.

Le Conseil est composé des neuf membres qui ont obtenu le plus de voix. En cas de parité, c’est le candidat le plus âgé qui est élu.

Est réputé défaillant et devant être remplacé, tout administrateur qui tombe dans l’une des catégories suivantes :
-    fait acte de démission,
-    cesse d’être membre de l’a.s.b.l. pour un des motifs prévus aux statuts,
-    est absent des réunions mensuelles du Conseil d’administration pendant trois réunions consécutives      ou 6 réunions dans l’année,
-    n’accomplit pas les tâches qui lui ont été confiées par le Conseil et qu’il a acceptées.

En cas de défaillance d’un administrateur, il est procédé à son remplacement provisoire par cooptation. L’administrateur coopté achève le mandat de celui qu’il remplace. L’Assemblée générale qui suit procède à l’élection définitive.

En cas de défaillance d’un administrateur pour un motif impérieux et exceptionnel, le Conseil d’administration décide souverainement de son remplacement ou non.

Article 4.    Fonctionnement et délibération du Conseil d’administration
Voir articles 13 et 14 des statuts.

4.1    Désignation du Bureau
À l’issue des élections et au plus tard dans les quinze jours qui suivent, l’aîné des administrateurs, ou à défaut le second en âge, prend l’initiative de réunir le Conseil d’administration, en vue de procéder à la désignation, en son sein, du président, du vice-président, du secrétaire et du trésorier qui constituent le Bureau. La candidature à ces postes se fait sur base volontaire et n’est pas liée au nombre de voix obtenues.
Le vote a lieu soit à main levée, soit à bulletin secret, si l’un au moins des administrateurs en exprime le souhait. Ce scrutin requiert la totalité des voix des administrateurs présents ou représentés, chacun ne pouvant disposer que d’une seule procuration. À défaut, le Conseil d’administration est convoqué de semaine en semaine, jusqu’à ce que cette condition soit remplie. En cas de parité des voix pour un poste, l’aîné est élu.

4.2    Organisation des réunions
Le Conseil d’administration se réunit mensuellement, sur convocation de son président, en principe en dehors des périodes de vacances scolaires, soit au minimum neuf fois par an, selon, de préférence, les modalités suivantes :
-    à un jour fixe du mois, selon un calendrier déterminé de commun accord,
-    en fin de journée, pendant la semaine,
-    pendant maximum trois heures,
-    alternativement à Bruxelles et en Wallonie.
La réunion du mois d’octobre est consacrée à l’examen des candidatures au titre de membre ou ami. Celle du mois de novembre à la finalisation des dossiers de demande de subventions. Ceci permet de respecter les délais, tant vis-à-vis de l’ICOMOS International que des organismes de subvention.

Le président ou trois administrateurs peuvent décider de convoquer des réunions exceptionnelles pour un motif précis qui requiert l’urgence.

Article 5.     Missions du Conseil d’administration
Outre ses missions de représentation et ses responsabilités définies par les statuts (articles 15 à 19 et article 23 des statuts), le Conseil veille à assurer le bon fonctionnement de l’association. Celui-ci comprend, notamment, le respect de la loi en vigueur sur les a.s.b.l., l’organisation de l’Assemblée générale statutaire annuelle, l’organisation d’activités avec les membres, la gestion du budget, la proposition à l’Assemblée générale du montant de la cotisation, l’établissement des dossiers de demandes de subventions, l’examen des candidatures au titre de membre ou ami, la tenue d’une réunion minimum par an avec la section néerlandophone du Comité belge, ainsi que le suivi des contacts et demandes émanant de l’ICOMOS international et leur répercussion auprès des membres.

5.1    Assemblée générale
Voir articles 20 à 26 des statuts.
L’ordre du jour de l’Assemblée générale statutaire comprend au minimum les points suivants :
l’approbation du procès-verbal de l’Assemblée précédente ;
-    pour l’année écoulée : la présentation du rapport d’activité, l’approbation du bilan financier, la décharge à donner aux administrateurs ; -    pour l’année en cours : la présentation du programme, l’approbation du budget, la désignation de deux réviseurs aux comptes pour la prochaine Assemblée statutaire ; -    pour l’exercice suivant : la fixation du montant de la cotisation. 5.2    Les activités avec les membres
Pour autant qu’elles rentrent dans l’objet social, les activités de l’association ne sont pas limitées. Il s’agit généralement de visites de sites ou monuments (en Belgique ou à l’étranger), de conférences et séminaires, ou de publications. Tous les membres de l’association peuvent participer à leur organisation, mais il revient au Conseil d’administration d’en prendre l’initiative (même lorsqu’il s’agit d’une proposition d’un membre) et d’en assurer la coordination générale et la gestion budgétaire. Parmi les activités nécessaires au bon fonctionnement de l’association, il y a notamment :
l’organisation régulière de visites de monuments ou de sites d’intérêt patrimonial, tant en Wallonie qu’à Bruxelles, en présence ou avec l’accord du propriétaire ou du maître de l’ouvrage. Ces visites, à caractère scientifique, sont présentées par les principales personnes ayant participé aux études et travaux de restauration. Ces visites ont pour but à la fois d’informer et de susciter la réflexion.
La réalisation d’un bulletin de liaison et de publications.

5.3    Comptes et budgets
L’association est financée par les cotisations et par l’aide de la Région Wallonne et de la Région de Bruxelles-Capitale.
L’une des conditions nécessaires à l’obtention de cette aide est l’envoi, dans les temps, des demandes de subventions.
Jusqu’à nouvelles instructions de la part des administrations respectives, les dossiers complets de demandes de subventions sont à rentrer au plus tard le 31 janvier de chaque année par le Conseil d’administration.
Ces dossiers comprennent notamment :
-    le rapport d’activités et les comptes de l’année écoulée,
-    le programme des activités et le budget de l’année suivante. Ce budget est présenté avec la mention « sous réserve d’approbation par l’Assemblée générale » (en général en mars).
En vue de finaliser ces dossiers de demande de subventions, le Conseil d’administration se réunit au plus tard dans le courant du mois de novembre. Les comptes et budgets ainsi que le montant de la cotisation pour l’exercice suivant sont à soumettre à l’approbation de l’Assemblée générale (voir article 4.1 ci-dessus).
Le Conseil d’administration veille à équilibrer le budget et à prévoir les montants nécessaires à la représentation nationale et internationale (frais de déplacement et de logement).
5.4    Admission des membres
Voir articles 6 à 9 des statuts.
Tous les ans, au mois d’octobre, le Conseil d’administration examine toutes les candidatures au titre de membres, parvenues au cours de l’année, afin de pouvoir envoyer au secrétariat international, avant la fin du mois de décembre, la liste des nouveaux membres de l’ICOMOS. Les cartes de membres fournies par le Secrétariat international sont envoyées aux membres à la réception de leur cotisation. Les cartes des membres dont la cotisation n’est pas parvenue au compte de l’association avant le 28 février, sont renvoyées au Secrétariat international, afin que celui-ci puisse établir, sur base de la liste définitive des membres, la facture exacte des cotisations à lui payer pour l’année en cours.

5.5    Titre d’amis
En vue d’ouvrir les activités de l’ICOMOS Wallonie-Bruxelles à des personnes intéressées par la conservation du patrimoine, mais qui ne sont pas spécialisées ou qui n’ont pas encore eu la possibilité d’acquérir une expérience suffisante ou suffisamment reconnue, le Conseil d’administration a décidé en 2001 de créer le titre « d’amis » de l’ICOMOS Wallonie-Bruxelles. Moyennant une participation annuelle aux frais administratifs, les amis de l’ICOMOS W-B reçoivent les publications de l’association et peuvent participer aux visites, voyages, conférences … qu’elle organise. Ils ne reçoivent pas la carte internationale de l’ICOMOS.

Article 6.     Définition des fonctions au sein du Conseil d’administration

6.1    Fonctions du Bureau
a. Le président
Le président représente l’asbl ICOMOS Wallonie-Bruxelles au niveau régional (Région de Bruxelles-Capitale et Wallonie). En cas d’empêchement, il délègue cette représentation au vice-président de l’association ou, à défaut, à un membre du Conseil d’administration.
À l’écoute de tous les membres, il veille au bon fonctionnement général de l’association, dans le respect des statuts et du présent règlement.
Comme indiqué à l’article 3, ci-dessus, le président convoque les administrateurs, préside les réunions du Conseil d’administration, et en établit l’ordre du jour. Il veille au respect des modalités décrites à l’article 3.2 ci-dessus.
Il dirige le secrétariat administratif.
Il répond aux courriels et courriers, mène les débats et coordonne les communications et/ou avis du Conseil d’administration. Il rédige l’éditorial du bulletin de liaison, mais peut occasionnellement, en fonction de l’actualité ou des priorités, déléguer cette mission.

b. Le vice-président de l’association assiste et/ou remplace le président en cas de besoin. Il veille à la préparation des activités (envoi des convocations, invitations, en temps utile) et à leur bon déroulement (intendance), en collaboration avec le secrétariat administratif.

c. Le secrétaire général est responsable du fonctionnement administratif de l’association et de la bonne application des statuts et du règlement d’ordre intérieur, notamment la tenue des documents légaux relatifs aux a.s.b.l., et la liste des membres et « amis » de l’ICOMOS. Il est aidé par le trésorier et le secrétariat administratif.
Il est responsable des procès-verbaux des réunions du Conseil d’Administration et des Assemblées générales, et après accord du président, communique ceux-ci dans les 15 jours de la réunion, soit par e-mail directement aux administrateurs, soit il le transmet au secrétariat administratif, qui l’envoie immédiatement par la poste.

d. Le trésorier est responsable des finances de l’association. Il gère les comptes bancaires et effectue les paiements dans les délais requis. Il vérifie le paiement des cotisations et en informe le secrétaire général et le secrétariat administratif en vue de la tenue à jour régulière de la liste des membres.
Il fait régulièrement rapport des mouvements financiers (entrées et sorties) au Conseil d’administration.
Il établit le bilan annuel et le budget à joindre aux demandes de subvention et à soumettre à l’approbation de l’Assemblée générale statutaire.

6.2    Autres responsabilités
Les autres responsabilités (suivi du bulletin de liaison, des publications, des demandes et travaux spécifiques émanant du Secrétariat international, …) sont réparties entre les membres du Conseil d’administration en fonction des compétences et des affinités de chacun.

Article 7.     ICOMOS Belgique et ICOMOS International

7.1    Organisation
Voir Convention entre ICOMOS Vlaanderen-Brussel et ICOMOS Wallonie-Bruxelles.
Comme prévu dans la convention entre les deux sections d’ICOMOS Belgique, ICOMOS Wallonie-Bruxelles et ICOMOS Vlaanderen-Brussel, la présidence et la vice-présidence sont alternativement assurées pour trois ans par les présidents de chacune des sections. En cas d’empêchement, le président peut déléguer sa fonction au vice-président, et en cas d’empêchement de ce dernier, à tout membre du Conseil de gestion fédéral d’ICOMOS Belgique.

Au niveau international, la présidence implique notamment :
-nbsp   de participer aux réunions du Comité Consultatif (une fois par an, en principe), aux réunions du Comité européen et aux Assemblées générales de l’ICOMOS International ;
-nbsp   de répondre aux courriels et courriers, de coordonner les communications et avis du Comité belge, en concertation avec le vice-président du Comité belge ; -nbsp   une connaissance suffisante de l’anglais.

Au niveau fédéral, la présidence implique notamment :
-nbsp   de convoquer, en concertation avec le vice-président du Comité belge, au minimum une fois par an, dans le courant du mois de mai le Conseil de gestion fédéral du Comité belge qui comprend les délégués des deux sections, soit dix-huit membres. Dans ces réunions, chacun s’exprime dans sa langue ;
-nbsp   une connaissance passive du néerlandais.

7.2    Activités des deux sections d’ICOMOS Belgique
Tous les membres d’ICOMOS Belgique sont invités aux activités respectives de chacune des sections et reçoivent leur bulletin de liaison.

7.3     Assemblées générales internationales
Tous les membres effectifs de l’ICOMOS Wallonie-Bruxelles sont membres de droit de l’ICOMOS International. À ce titre, ils sont invités à participer au symposium international et à l’Assemblée générale qui se tiennent en même temps, au minimum tous les trois ans.

Selon les statuts de l’ICOMOS International en vigueur en 2005, le Comité belge dispose de 18 voix, réparties pour moitié dans chacune des sections. Chaque membre votant peut disposer au maximum de 5 procurations.
Le Conseil d’administration de l’ICOMOS Wallonie-Bruxelles désigne les membres votants de chaque Assemblée internationale parmi ceux qui ont confirmé leur inscription à cette Assemblée. Ceux-ci sont choisis en priorité parmi ses administrateurs. S’il prévoit de ne pas participer à l’Assemblée générale internationale, l’administrateur choisit alors parmi les membres de l’ICOMOS Belgique qui seront présents, celui qu’il désire mandater.

Article 8.    Secrétariat administratif
Dirigé par le président, le secrétariat administratif travaille en étroite collaboration avec le Bureau.
Le secrétariat administratif est notamment chargé :
-    de préparer les dossiers de demande de subvention ainsi que tous les rapports à fournir à ce sujet ;
-    de remplir tous les formulaires et autres demandes, notamment auprès de l’assurance ;
-    de rassembler et communiquer tous les courriers, selon les cas, au président et/ou au Conseil d’administration, et/ou à l’autre section ;
-    de rassembler les demandes d’inscription en tant que membre ou ami et de préparer les dossiers en vue de l’examen annuel des candidatures ;
-    d’assurer le suivi des renouvellements et de préparer la liste définitive des membres à communiquer au Secrétariat International et à publier annuellement au Moniteur…
-    d’assurer le secrétariat des activités : vérification de l’autorisation de visite de la part du propriétaire et/ou du maître de l’ouvrage, confirmation des rendez-vous avec les personnes chargées de guider les visites, confirmation des réservations (locaux, repas, …), envoi des invitations, gestion des inscriptions et des confirmations, envoi de la liste des participants à l’assurance … ;
-    d’assurer l’envoi des bulletins de liaison ou tout autre document à faire parvenir aux membres ;
-    de participer à la rédaction des procès-verbaux de réunion ;
-    de préparer tous les documents à envoyer ou à présenter aux Assemblées générales ;
-    de gérer le classement des archives.

En cas d’empêchement ou d’impossibilité matérielle de remplir ces tâches dans les délais requis, le secrétariat administratif prévient le président en temps opportun afin que celui-ci puisse en informer le Conseil d’administration et prendre les dispositions nécessaires.